5. November 2024

Finanzverwaltung veröffentlicht Schreiben zu elektronischen Rechnungen ab 2025

Das Bundesfinanzministerium (BMF)
hat das finale Schreiben zur Einführung der elektronischen Rechnung
(E-Rechnung) bei der Umsatzsteuer veröffentlicht. Das Schreiben ist für
Finanzämter verbindlich, nicht aber für die Finanzgerichte.

Hintergrund:
Grundsätzlich müssen inländische Unternehmer, die ab dem
1.1.2025
Leistungen an andere inländische Unternehmer ausführen, eine E-Rechnung
ausstellen (zu den Übergangsregelungen s. Hinweis unten). Dabei handelt es sich
nicht um die elektronische Übermittlung einer Rechnung, sondern um ein sog.
strukturiertes elektronisches Format, das auf einer bestimmten EU-Richtlinie
beruht. Eine derartige E-Rechnung kann elektronisch ausgelesen und in einem
europäischen Meldesystem erfasst werden, das zur Bekämpfung von
Umsatzsteuerhinterziehung eingerichtet wird. Ausgenommen von der
E-Rechnungspflicht sind Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen,
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie Fahrausweise. Ferner sollen auch
Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit
werden. Diese geplante Gesetzesänderung ist zurzeit jedoch noch nicht umgesetzt
worden.

Wesentlicher
Inhalt des aktuellen Schreibens des BMF:

Zulässige inländische
elektronische Formate sind etwa das sog. ZUGFeRD-Format oder die X-Rechnung.
Allerdings kann der Unternehmer auch europäische E-Rechnungsformate wie z.B.
Factur-X aus Frankreich verwenden.
Die mehrfache Übersendung ein
und derselben Rechnung ist unschädlich, solange es sich um dieselbe Rechnung
handelt.

Hinweis: Die mehrfache
Übersendung ein und derselben E-Rechnung löst also keine Pflicht zur mehrfachen
Abführung der Umsatzsteuer aus.
Ist eine E-Rechnung fehlerhaft
oder unvollständig, kann sie berichtigt
werden. Allerdings muss die Berichtigung ebenfalls im elektronischen Format
erfolgen. Die Rechnungsberichtigung wirkt dann auf den Zeitpunkt der ersten,
fehlerhaften Rechnung zurück, so dass der Rechnungsempfänger rückwirkend die
Vorsteuer geltend machen kann.
Soll ein Vertrag über eine
Dauerleistung (z.B. Mietvertrag) als Rechnung dienen, genügt es, wenn bei einem
neu abgeschlossenen Vertrag für den ersten Teilleistungszeitraum (z.B. für den
ersten Monat bei einem Mietvertrag) eine E-Rechnung ausgestellt wird und der
Vertrag als Anhang beigefügt wird.

Hinweis: Ist vor dem
1.1.2027 –
dies ist der Zeitpunkt, ab dem die Übergangsregelung endet (siehe Hinweis
unten) – eine Dauerrechnung als sonstige Rechnung erteilt worden, muss
keine zusätzliche E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die
Rechnungsangaben nicht ändern.
Wird gegen die Pflicht zur
Ausstellung einer E-Rechnung verstoßen, kann der Rechnungsempfänger
grundsätzlich keine Vorsteuer aus der
Rechnung geltend machen. Der Rechnungsaussteller kann aber eine E-Rechnung
nachträglich ausstellen und auf diese Weise die Rechnung berichtigen. Der
Vorsteuerabzug wird ohne Berichtigung anerkannt, wenn der Rechnungsempfänger
davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller noch unter die bis zum
31.12.2026 oder
31.12.2027
geltende Übergangsregelung fällt (siehe Hinweis unten).

Hinweis: Auch ohne
Berichtigung kann die Vorsteuer abgezogen werden, wenn das Finanzamt aus der
formell fehlerhaften Rechnung alle Angaben, die für den Vorsteuerabzug
erforderlich sind, entnehmen kann. Ein Vorsteuerabzug darf nämlich
grundsätzlich nicht allein aus formellen Gründen versagt werden. Für die Praxis
empfiehlt sich jedoch eine Berichtigung durch den Rechnungsaussteller, um
Streit mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Für alle
inländische Unternehmer besteht ab dem
1.1.2025 die
Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Hierfür genügt es,
wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach bereitstellt. Hierbei muss es
sich nicht um ein gesondertes Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen
handeln. Für die Pflicht, E-Rechnungen ab dem
1.1.2025 zu
empfangen, gilt keine Übergangsfrist.

Hinweise: In dem
ursprünglichen Entwurf des BMF-Schreibens war noch davon die Rede, dass die
Übermittlung der E-Rechnung auf einem USB-Stick nicht zulässig sein soll. Diese
Passage wurde aus dem finalen BMF-Schreiben gestrichen. Das BMF hat in seinem
kürzlich veröffentlichten
FAQ zur
E-Rechnung klargestellt, dass eine gesetzeskonforme
Übermittlung von E-Rechnungen auch per USB-Stick zulässig ist.

Das BMF-Schreiben gilt für alle
Umsätze, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden.

Der Gesetzgeber hat für die
Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung Übergangsregelungen eingeführt.
So kann der Unternehmer noch bis zum
31.12.2026 das
bisherige Rechnungsformat (z.B. Papier oder E-Mail mit Rechnungsanhang)
verwenden. Für Unternehmer, deren Umsatz im Vorjahr maximal 800.000 €
betragen hat, gilt eine Übergangsfrist bis zum
31.12.2027.

Quelle:
BMF-Schreiben vom 15.10.2024 – III C 2 -S
7287 – a/23/10001 :007; BMF, FAQ zur E-Rechnung (Stand:
19.11.2024); NWB

Anmerkung: Nachricht am 25.11.2024
um die Angabe zum FAQ des BMF ergänzt.