18. März 2024

Fehlende Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird
nicht ordnungsgemäß geführt, wenn die Eintragungen nicht zeitnah, sondern erst
nach jedem Tankvorgang vorgenommen werden, der nur alle zwei oder drei Wochen
erfolgt. Außerdem ist ein elektronisches Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß, wenn
bis zum monatlichen Abschluss noch nachträgliche Veränderungen vorgenommen
werden können, die nicht im Fahrtenbuch selbst, sondern nur in einer
gesonderten Protokolldatei dokumentiert werden.

Hintergrund: Wird dem
Arbeitnehmer ein Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen, ist die
private Nutzungsmöglichkeit als geldwerter Vorteil zu versteuern. Die Bewertung
des geldwerten Vorteils erfolgt entweder nach der sog. 1 %-Methode, bei der im
Falle von reinen Verbrennerfahrzeugen pro Monat 1 % des inländischen
Listenpreises zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich
Umsatzsteuer angesetzt werden, oder nach der sog. Fahrtenbuchmethode, bei der
nur die auf die Privatfahrten entfallenden Kfz-Kosten angesetzt werden; die
Fahrtenbuchmethode setzt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch voraus.

Sachverhalt: Die Klägerin
war eine GmbH, die zwei jeweils zu 50 % beteiligte
Gesellschafter-Geschäftsführer hatte, nämlich B und L. Die Klägerin überließ L
zunächst einen Mercedes E 350 CDI und später einen Audi Q5 als Dienstwagen, den
L auch privat nutzen durfte. L führte ein elektronisches Fahrtenbuch der
Software „Fahrtenbuch Express“. Bis zum monatlichen Abschluss des
Fahrtenbuchs waren nachträgliche Änderungen und Löschungen im elektronischen
Fahrtenbuch möglich; die Änderungen und Löschungen wurden in einer gesonderten
Protokolldatei dokumentiert, die jederzeit ausgedruckt werden konnte. Nach dem
monatlichen Abschluss konnten die Eintragungen nicht mehr geändert oder
gelöscht werden. L hielt seine Fahrten zunächst auf Notizzetteln fest und
übertrug diese nach jedem Volltanken in das elektronische Fahrtenbuch. Die
Klägerin ermittelte den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode. Das
Finanzamt erkannte die Fahrtenbuchmethode nicht an, sondern wandte die sog. 1
%-Methode an, gelangte zu einem höheren geldwerten Vorteil und erließ gegen die
Klägerin einen Lohnsteuer-Haftungsbescheid.

Entscheidung: Das
Finanzgericht Düsseldorf (FG) wies die Klage gegen den
Lohnsteuer-Haftungsbescheid ab:

  • Ein
    Fahrtenbuch muss vollständig und richtig und mit vertretbarem Aufwand auf seine
    materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein
    . Dies setzt die
    fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen
    Verzeichnis voraus, bei dem nachträgliche Änderungen, Streichungen oder
    Ergänzungen als solche erkennbar sind.

  • Die Fahrtenbuchmethode war
    nicht anzuerkennen, weil das elektronische Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß war.
    Zum einen wurden die Eintragungen nicht
    zeitna
    h vorgenommen; denn L notierte die Fahrten zunächst nur
    auf Notizzetteln und übertrug diese Angaben erst nach dem Volltanken, was bis
    zu drei Wochen dauern konnte.

  • Außerdem waren
    nachträgliche Veränderungen möglich und
    wurden nicht hinreichend kenntlich gemacht. Denn nachträgliche Änderungen, die
    bis zum monatlichen Abschluss des Fahrtenbuchs vorgenommen werden konnten,
    waren im Fahrtenbuch selbst nicht sichtbar, sondern nur in einer gesonderten
    Protokolldatei. Bei einer gewöhnlichen Einsichtnahme des Fahrtenbuchs waren die
    Änderungen nicht erkennbar.

  • Folglich war der geldwerte
    Vorteil nach der sog. 1 %-Methode zu bewerten und der hierauf beruhende
    Lohnsteuer-Haftungsbescheid rechtmäßig.

Hinweise: Ist der private
Nutzungsanteil des Dienstwagens niedrig, ist die Bewertung nach der
Fahrtenbuchmethode günstiger, weil nur die Kosten für die tatsächlich
durchgeführten Privatfahrten zugrunde gelegt werden.

Das Führen eines ordnungsgemäßen
Fahrtenbuchs ist aufwendig und nicht für jeden Arbeitnehmer geeignet. Wer
diesen Aufwand und das Risiko, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt
wird, vermeiden will, sollte eine Bewertung nach der 1 %-Methode vornehmen.
Handelt es sich bei dem Dienstwagen um ein Elektro- oder Hybridfahrzeug, wirkt
sich dies sowohl bei der 1 %-Methode als auch bei der Fahrtenbuchmethode unter
bestimmten Voraussetzungen steuerlich vorteilhaft aus.

Quelle: FG Düsseldorf, Urteil vom
24.11.2023 – 3 K 1887/22 H(L); NWB